✨ Fiche d'Aide à la Décision

Document interactif — Tout s'ouvre directement dans le navigateur

Document Word Original

Visualisation du document DOCX converti en HTML. Tout le contenu est éditable.

FAD

A person and person looking at a computer screen AI-generated content may be incorrect. -

DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

-

FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

    1. ANAL

Almatech

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

  1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

  • Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
  • Conduire des ateliers orientés processus.
  • Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
  • Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
  • Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
  • Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
  • Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
  • Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

Atelier

Date

Lieu

Almakom

Client

1er atelier

…

…

Nom et Prénom

Nom et Prénom

2ème atelier

…

…

Nom et Prénom

Nom et Prénom

Versions du document

Version

Date

Description

Ecrit par

Approuvé par

Draft

JJ/MM/AAAA

Draft

Nom et Prénom

Nom et prénom

…

JJ/MM/AAAA

…

…

…

Liste de diffusion

Membre de l‘équipe

Fonction

Email

Nom et Prénom

…

…

Nom et Prénom

…

…

  1. Vue d‘ensemble
    1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

## Contexte et Hypothèses

Contexte et Hypothèses**
**Contexte**
* Le processus d'achat de l'entreprise Almatech est actuellement non formalisé et basé sur des approbations verbales.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

[INFORMATION MANQUANTE]

3.4. Documents et statistiques

3.5. Volume des données

3.6. Écarts critiques et interfaces

**Gestion des certificats de conformité**
Description : La gestion des certificats de conformité nécessite une logique spécifique en fonction des besoins de chaque projet. Récommandation : Implémenter une logique de gestion des certificats de conformité basée sur les besoins de chaque projet. **Tableau de bord personnalisé**
Description : Le tableau de bord doit être adapté au profil de l'utilisateur pour suivre les informations pertinentes. Récommandation : Développer un module de personnalisation du tableau de bord pour chaque utilisateur. **Gestion des informations de planning**
Description : Les informations de planning telles que le lead-time, le stock de sécurité et les vacances des fournisseurs et transporteurs nécessitent une gestion spécifique. Récommandation : Implémenter un module de gestion des informations de planning pour chaque fournisseur et transporteur. **Catégorisation des fournisseurs**
Description : La catégorisation des fournisseurs par spécialité nécessite une logique spécifique. Récommandation : Développer un module de catégorisation des fournisseurs basé sur leur spécialité. **Gestion des informations de lot et de série**
Description : La gestion des informations de lot et de série nécessite une logique spécifique pour créer un document par n° de série. Récommandation : Implémenter un module de gestion des informations de lot et de série pour chaque n° de série.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

## Principales règles de gestion pour le processus : Traitement d'une livraison directe
2.

4.4. Documents et statistiques

## Documents et statistiques

**Processus : Traitement d'une livraison directe**
**Documents à imprimer :**
* Fiche article (pour les articles reçus)
* Journal des achats (pour suivre les commandes et les livraisons)
* Document d'entrée en stock (pour suivre les pièces reçues)
**États et statistiques métiers attendus :**
* Nombre de pièces reçues par projet
* Statut de réception des pièces (en attente, validée, non conforme)
* Liste des pièces non conformes avec les raisons et les actions à prendre
* Suivi des commandes fournisseur (confirmation, livraison, paiement)
* Date de livraison renseignée pour chaque commande
* Intégration avec les projets et les Work-Packages pour suivre les coûts et les quantités.

4.5. Volume des données

4.6. Écarts critiques et interfaces

**Amélioration du processus de réception des pièces**
Description : Le processus de réception des pièces est complexe et nécessite une révision, avec des difficultés pour savoir où se trouve le colis. Recommandation : Mettre en place un système de suivi de colis et de validation qualité pour améliorer la traçabilité et la sécurité des pièces. **Gestion des certificats de conformité**
Description : Les certificats sont gérés par la Qualité Contrôle, mais il n'est pas nécessaire d'avoir les certificats pour toutes les pièces. Recommandation : Créer un système de gestion des certificats de conformité pour les pièces nécessaires, en fonction des projets, et intégrer les informations dans la base de données. **Création d'un document d'entrée en stock**
Description : Actuellement, il n'y a pas de document d'entrée en stock, ce qui pose des difficultés pour le chef de projet. Recommandation : Créer un document d'entrée en stock pour chaque n° de série, avec possibilité de plusieurs séries, pour améliorer la traçabilité et la sécurité des pièces. **Gestion des demandes d'offres et des devis**
Description : Les demandes d'offres et les devis ne sont pas gérés de manière centralisée. Recommandation : Créer un système de gestion des demandes d'offres et des devis, avec séquençage des archivages et versioning des devis, pour améliorer la traçabilité et la sécurité des informations. **Catégorisation des fournisseurs par spécialité**
Description : La catégorisation des fournisseurs est possible, mais il faudra voir si on peut trouver par "spécialité" via Catya. Recommandation : Créer un système de catégorisation des fournisseurs par spécialité, telle que fournisseur de pièces en titane, pour améliorer la gestion des fournisseurs et la sécurité des achats.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

  1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

    1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

Une image contenant texte, capture d’écran, diagramme, Police Le contenu généré par l’IA peut être incorrect.

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).

Contenu par Sections

Contenu organisé par sections avec édition individuelle.

3.1. Contexte et Hypothèses

## Contexte et Hypothèses **3.1.

3.3. Principales règles de gestion

## Règles de Gestion Principales 1. ## Règles de Gestion Principales pour Planification 2. 1.

3.4. Documents et statistiques

## Documents et statistiques **Processus : Planification** **3.4.

3.5. Volume des données

## Volume des données **3.5.

3.6. Écarts critiques et interfaces

## Analyse des Écarts Critiques Voici les 5 écarts les plus critiques qui nécessiteront un développement spécifique ou une attention particulière : 1. **Processus de réception de pièces amélioré** Description : Développer un processus de réception de pièces automatisé avec contrôle qualité et validation. Recommandation : Intégrer un module de contrôle qualité pour valider les pièces reçues. **Gestion des certificats par la Qualité Contrôle** Description : Mettre en place une gestion des certificats centralisée et sécurisée par la Qualité Contrôle. Recommandation : Créer un module de gestion des certificats avec accès contrôlé pour la Qualité Contrôle. **Tableau de bord adapté au profil de l'utilisateur** Description : Créer un tableau de bord personnalisé pour chaque utilisateur avec les informations pertinentes. Recommandation : Développer un module de personnalisation du tableau de bord avec des widgets et des filtres. **Gestion des incoterm pour suivre les dates d'expédition** Description : Mettre en place une gestion des incoterm pour suivre les dates d'expédition des commandes. Recommandation : Intégrer un module de gestion des incoterm avec des rappels et des alertes. **Gestion des stocks avec contrôle qualité et blocage des livraisons** Description : Améliorer la gestion des stocks avec possibilité de créer un contrôle qualité et de bloquer les livraisons. Recommandation : Créer un module de gestion des stocks avec des fonctionnalités de contrôle qualité et de blocage des livraisons.

4.1. Contexte et Hypothèses

## Contexte et Hypothèses **4.1.

4.3. Principales règles de gestion

## Règles de Gestion Principales **Gestion des projets** : Le système doit permettre de gérer les projets avec des Work-Packages, des dates, des quantités et des budgets.

4.4. Documents et statistiques

## Documents et statistiques **Documents et statistiques attendus** **Documents à imprimer :** * **Facture** : document final de l'achat * **Bon de réception** : document de réception des marchandises * **Contrôle qualité** : document de contrôle des marchandises reçues * **Dévis** : document de demande d'offre auprès des fournisseurs * **Commande** : document de commande des marchandises **États et statistiques métiers attendus :** * **Statistiques d'achat** : nombre de commandes, montant total, fournisseurs les plus utilisés * **État de stock** : quantité de marchandises en stock, niveaux de stock minima et maxima * **Suivi des commandes** : état de progression des commandes, dates de livraison attendues * **Rapport de qualité** : nombre de pièces non conformes, causes de non-conformité

4.5. Volume des données

## Volume des données **Processus : Planification** **4.5.

4.6. Écarts critiques et interfaces

## Analyse des Écarts Critiques Voici les 5 écarts les plus critiques qui ne seront pas couverts par une solution ERP standard et qui nécessiteront un développement spécifique ou une attention particulière : 1. **Gestion des certificats de qualité** Description : Les certificats de qualité ne sont pas automatiquement gérés en fonction des projets. Récommandation : Intégrer un module de gestion des certificats de qualité lié aux projets. **Catégorisation des fournisseurs par spécialité** Description : La catégorisation des fournisseurs ne prend pas en compte leur spécialité. Récommandation : Développer un système de catégorisation des fournisseurs en fonction de leur spécialité. **Gestion des Work-Packages et des coûts dans les projets** Description : La gestion des coûts dans les projets ne prend pas en compte les Work-Packages, les dates, les quantités et les budgets. Récommandation : Intégrer un module de gestion des Work-Packages et des coûts dans les projets. **Création d'un document d'entrée en stock** Description : Pas de document d'entrée en stock pour les pièces reçues. Récommandation : Développer un système de création d'un document d'entrée en stock avec une zone tampon entre la réception et l'inspection incoming. **Gestion des demandes d'offres et des devis avec versioning** Description : La gestion des demandes d'offres et des devis ne prend pas en compte la versioning. Récommandation : Intégrer un module de gestion des demandes d'offres et des devis avec versioning.

3.1. Contexte et Hypothèses

## Contexte et Hypothèses Contexte et Hypothèses** **Contexte** * Le processus d'achat de l'entreprise Almatech est actuellement non formalisé et basé sur des approbations verbales.

3.3. Principales règles de gestion

[INFORMATION MANQUANTE]

3.4. Documents et statistiques

3.5. Volume des données

3.6. Écarts critiques et interfaces

**Gestion des certificats de conformité** Description : La gestion des certificats de conformité nécessite une logique spécifique en fonction des besoins de chaque projet. Récommandation : Implémenter une logique de gestion des certificats de conformité basée sur les besoins de chaque projet. **Tableau de bord personnalisé** Description : Le tableau de bord doit être adapté au profil de l'utilisateur pour suivre les informations pertinentes. Récommandation : Développer un module de personnalisation du tableau de bord pour chaque utilisateur. **Gestion des informations de planning** Description : Les informations de planning telles que le lead-time, le stock de sécurité et les vacances des fournisseurs et transporteurs nécessitent une gestion spécifique. Récommandation : Implémenter un module de gestion des informations de planning pour chaque fournisseur et transporteur. **Catégorisation des fournisseurs** Description : La catégorisation des fournisseurs par spécialité nécessite une logique spécifique. Récommandation : Développer un module de catégorisation des fournisseurs basé sur leur spécialité. **Gestion des informations de lot et de série** Description : La gestion des informations de lot et de série nécessite une logique spécifique pour créer un document par n° de série. Récommandation : Implémenter un module de gestion des informations de lot et de série pour chaque n° de série.

4.1. Contexte et Hypothèses

4.3. Principales règles de gestion

## Principales règles de gestion pour le processus : Traitement d'une livraison directe 2.

4.4. Documents et statistiques

## Documents et statistiques **Processus : Traitement d'une livraison directe** **Documents à imprimer :** * Fiche article (pour les articles reçus) * Journal des achats (pour suivre les commandes et les livraisons) * Document d'entrée en stock (pour suivre les pièces reçues) **États et statistiques métiers attendus :** * Nombre de pièces reçues par projet * Statut de réception des pièces (en attente, validée, non conforme) * Liste des pièces non conformes avec les raisons et les actions à prendre * Suivi des commandes fournisseur (confirmation, livraison, paiement) * Date de livraison renseignée pour chaque commande * Intégration avec les projets et les Work-Packages pour suivre les coûts et les quantités.

4.5. Volume des données

4.6. Écarts critiques et interfaces

**Amélioration du processus de réception des pièces** Description : Le processus de réception des pièces est complexe et nécessite une révision, avec des difficultés pour savoir où se trouve le colis. Recommandation : Mettre en place un système de suivi de colis et de validation qualité pour améliorer la traçabilité et la sécurité des pièces. **Gestion des certificats de conformité** Description : Les certificats sont gérés par la Qualité Contrôle, mais il n'est pas nécessaire d'avoir les certificats pour toutes les pièces. Recommandation : Créer un système de gestion des certificats de conformité pour les pièces nécessaires, en fonction des projets, et intégrer les informations dans la base de données. **Création d'un document d'entrée en stock** Description : Actuellement, il n'y a pas de document d'entrée en stock, ce qui pose des difficultés pour le chef de projet. Recommandation : Créer un document d'entrée en stock pour chaque n° de série, avec possibilité de plusieurs séries, pour améliorer la traçabilité et la sécurité des pièces. **Gestion des demandes d'offres et des devis** Description : Les demandes d'offres et les devis ne sont pas gérés de manière centralisée. Recommandation : Créer un système de gestion des demandes d'offres et des devis, avec séquençage des archivages et versioning des devis, pour améliorer la traçabilité et la sécurité des informations. **Catégorisation des fournisseurs par spécialité** Description : La catégorisation des fournisseurs est possible, mais il faudra voir si on peut trouver par "spécialité" via Catya. Recommandation : Créer un système de catégorisation des fournisseurs par spécialité, telle que fournisseur de pièces en titane, pour améliorer la gestion des fournisseurs et la sécurité des achats.

Édition Avancée

Modifiez le document complet avec des outils avancés.

✏️ Édition Rapide

🎨 Personnalisation